Boekhouden in Excel: kan dat?

Boekhouden in Excel kan prima als je administratie klein is. De Belastingdienst schrijft geen programma voor: je moet alle gegevens over je onderneming bewaren, op papier of digitaal, en dat 7 jaar lang. Excel is daar een prima hulpmiddel voor, zolang je het netjes en volledig doet. Hieronder lees je wanneer Excel genoeg is, wat je moet bijhouden en wanneer een boekhoudprogramma beter past.

Wanneer is boekhouden in Excel genoeg?

Excel is meestal genoeg als:

• je een paar facturen per maand stuurt, bijvoorbeeld 2 tot 5;
• je weinig uitgaven hebt: een laptop, een telefoonabonnement, wat software;
• je geen voorraad en geen personeel hebt;
• je de btw-aangifte zelf invult en het niet erg vindt om die zelf uit te rekenen;
• je klanten geen e-facturen via Peppol vragen.

Een voorbeeld: je bent tekstschrijver, je stuurt elke maand 3 facturen en hebt 6 zakelijke uitgaven. Dat zijn zo’n 110 regels per jaar. Dat houd je in een spreadsheet makkelijk bij.

Heb je elke maand tientallen betalingen op je rekening, bijvoorbeeld met een webwinkel, dan wordt Excel al snel veel overtypwerk.

Wat moet je bijhouden in je administratie?

Volgens Ondernemersplein horen bij de basis van je administratie onder meer je in- en verkoopadministratie en je debiteuren en crediteuren (wie jou nog moet betalen en wie jij nog moet betalen). Ook je grootboek hoort erbij: al je inkomsten en uitgaven per soort. Voor een zzp’er in Excel komt dat neer op deze tabbladen:

1. Verkoop: elke factuur met datum, factuurnummer, klant, bedrag zonder btw, btw-bedrag, totaal en de datum waarop de klant betaalde. Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Wat er verder op een factuur moet staan, lees je bij wat moet er op een factuur.
2. Inkoop: elke uitgave met datum, leverancier, omschrijving, bedrag zonder btw, btw-bedrag en totaal. Bewaar de bon of factuur erbij, bijvoorbeeld als pdf in een map per kwartaal.
3. Bank: je zakelijke afschriften. Controleer elke maand of elke betaling bij een factuur of bon hoort.
4. Btw-overzicht: per aangifteperiode de btw op je verkopen min de btw op je inkopen. Dat verschil betaal je, of krijg je terug. Btw-bedragen bij en af rekenen doe je met de btw-rekenhulp.
5. Uren: wil je de zelfstandigenaftrek gebruiken, dan moet je kunnen laten zien hoeveel uren je aan je onderneming besteedt. De Belastingdienst vraagt je dat bij te houden en te bewaren. Zie de zelfstandigenaftrek.
6. Kilometers: rijd je zakelijk met je eigen auto, houd dan per rit de datum, het doel en het aantal kilometers bij.
7. Bezittingen: koop je iets duurs dat je jaren gebruikt, zoals een laptop of camera, dan schrijf je dat af over meerdere jaren. Hoe dat werkt, lees je bij afschrijving berekenen.

Een voorbeeld van de verkooptab:

Laat Excel het btw-bedrag en het totaal uitrekenen met een formule. Zo voorkom je tikfouten.

Gratis factuurtemplate in Excel en Word

Een administratie begint bij je facturen. Op de pagina factuur template staat een gratis template die je direct kunt gebruiken:

• Factuurtemplate in Excel (.xlsx)
• Factuurtemplate in Word (.docx)

Liever online een factuur maken en als pdf opslaan? Dat kan met de factuur-maaktool.

Valkuilen bij boekhouden in Excel

• Kapotte formules. Eén verkeerd gesleepte cel en je btw-totaal klopt niet meer. Controleer je totalen elk kwartaal met je bankafschriften.
• Geen back-up. Je moet je administratie 7 jaar bewaren. Zet je bestanden ook op een tweede plek.
• Bruikbaar bij een controle. Volgens Ondernemersplein moet je ervoor zorgen dat je bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Houd je bestanden overzichtelijk, per jaar, met de bonnen erbij.
• Vergeten betalingen. In Excel zie je niet vanzelf welke klant nog niet heeft betaald. Houd de kolom “betaald op” bij.
• Alles met de hand. Je typt elke regel over, en je vult je btw-aangifte zelf in.

Wanneer is een boekhoudprogramma beter?

Stap over op een boekhoudprogramma als:

• je meer dan een handvol betalingen per maand hebt. Een programma met bankkoppeling haalt ze automatisch op;
• je de btw-aangifte vanuit het programma wilt indienen in plaats van zelf in te vullen;
• een klant om een e-factuur via Peppol vraagt. Vanuit Excel kan dat niet;
• je je uren en kilometers in hetzelfde programma wilt bijhouden als je facturen;
• je een boekhouder hebt die wil meekijken.

Goedkoop overstappen kan. Rompslomp Puur Factuur kost € 7,95 per maand excl. btw (prijzen veranderen per 1 november 2026), en e-Boekhouden.nl is voor starters de eerste 15 maanden gratis. Een overzicht met wat elk pakket per jaar kost, staat bij gratis en goedkope boekhoudprogramma’s. Welk pakket bij jouw situatie past, lees je bij het beste boekhoudprogramma voor zzp.