Gratis factuur maken

Met deze tool kun je gratis een factuur maken, zonder account en zonder iets te installeren. Je vult je gegevens in, ziet de factuur meteen ontstaan, en slaat hem op als pdf. Alles gebeurt in je eigen browser: er wordt niets naar ons gestuurd.

Factuur maken in vijf stappen

1. Jouw gegevens. Vul je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-id in. Gebruik je btw-identificatienummer met NL ervoor, niet je omzetbelastingnummer. Je IBAN en e-mailadres zijn niet verplicht, maar je klant heeft ze nodig om te betalen.
2. Je klant. Naam en adres van het bedrijf of de persoon die betaalt. Het btw-nummer van je klant is alleen nodig bij btw verlegd.
3. Factuurgegevens. Het factuurnummer, de factuurdatum en de betaaltermijn in dagen. Vul ook een leverdatum in als je het werk op een andere dag hebt gedaan dan de factuurdatum.
4. Btw. Kies Gewoon btw, KOR (geen btw) of Btw verlegd. Bij gewone btw kies je per regel 21%, 9% of 0%.
5. Regels. Per regel een omschrijving, het aantal en de prijs zonder btw. Met + Regel toevoegen zet je er meer onder.

De tool rekent zelf het subtotaal, de btw per tarief en het totaal uit. Vul je een betaaltermijn in, dan komt er een betaalzin onder met je IBAN en factuurnummer, zoals “Graag binnen 14 dagen betalen op … onder vermelding van factuurnummer 2026-001.”

Opslaan als pdf

Klik op Opslaan als pdf / afdrukken. Het afdrukvenster van je browser gaat open. Kies daar bij de printer Opslaan als pdf (of Microsoft Print to PDF op Windows) en klik op Opslaan. Alleen de factuur komt in de pdf, zonder de invulvelden.

Die pdf stuur je per e-mail naar je klant. Dat mag als je klant akkoord is met een digitale factuur. Stuur hem op tijd: uiterlijk op de 15e van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Geef het bestand een herkenbare naam, bijvoorbeeld factuur-2026-014-naam-klant.pdf. Bewaar de pdf ook zelf: je moet facturen zeven jaar bewaren, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd.

Waar blijven je gegevens?

Wat je invult, wordt bewaard in je eigen browser (in de localStorage, een klein opslagvak van je browser op je eigen computer). Kom je volgende maand terug, dan staan je bedrijfsgegevens er nog en hoef je alleen de klant en de regels aan te passen.

Een paar dingen om te weten:

• Er gaat niets naar Datakoning of naar anderen.
• De tool onthoudt alleen de laatste factuur, niet al je eerdere. Je eigen archief zijn de pdf’s die je opslaat.
• Op een andere computer of in een andere browser begin je met een leeg formulier.
• Op een gedeelde computer klik je na afloop op Alles wissen.

Factuurnummers: zo nummer je goed

Een factuurnummer is verplicht. De regel van de Belastingdienst: gebruik opeenvolgende nummers, met één of meer reeksen, en gebruik elk nummer maar één keer.

In de praktijk werkt een nummer met het jaartal ervoor goed: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Op 1 januari begin je een nieuwe reeks. Let op twee dingen:

• Nummers lopen door. Na het afdrukken of opslaan als pdf vraagt de tool of hij het volgende nummer moet klaarzetten. Controleer het nummer wel als je ook op een andere manier factureert.
• Een fout herstel je met een nieuwe factuur. Heb je een factuur verstuurd met een fout erin, pas hem dan niet aan en hergebruik het nummer niet. Maak een nieuwe factuur met een eigen nummer die naar de oude verwijst.

Factuur maken zonder btw: KOR of btw verlegd

Doe je mee met de KOR, dan kies je KOR (geen btw). De tool laat de btw weg en zet eronder dat de factuur is vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling. De Belastingdienst schrijft geen vaste zin voor, alleen dat je vermeldt dat een vrijstelling van toepassing is.

Werk je als onderaannemer in de bouw, of factureer je een bedrijf in een ander EU-land, dan geldt vaak btw verlegd. Kies dan Btw verlegd en vul het btw-nummer van je klant in. De tool zet “btw verlegd” en dat nummer onder de factuur. Kies per regel het tarief dat zonder verlegging zou gelden: de tool zet het bedrag per tarief onder de factuur, want bij verlegging moet dat zichtbaar zijn.

Twijfel je of alles erop staat? Leg je factuur naast de factuurcheck.

Liever in Word of Excel?

Werk je liever in een eigen bestand, download dan het gratis factuur template in Word of Excel. Het Excel-bestand rekent de btw en het totaal zelf uit.

Wanneer is een factuurprogramma handiger?

Deze tool is prima voor een paar facturen per maand. Een factuurprogramma wordt handiger als:

• je meer dan een handvol facturen per maand stuurt en ze automatisch genummerd wilt hebben;
• je wilt zien wie nog moet betalen, en herinneringen wilt sturen;
• je je bankrekening wilt koppelen, zodat betalingen vanzelf bij de goede factuur komen;
• je de btw-aangifte niet meer met de hand wilt optellen;
• je klanten om een e-factuur via Peppol vragen; zie wat Peppol is.

In het overzicht van boekhoudprogramma’s zie je wat ze kosten en wat je krijgt.