Factuur template (Word en Excel)

Gratis downloads

• Factuur template in Word downloaden (.docx). Een kant-en-klare factuur met plekken voor je bedrijfsgegevens, KVK-nummer en btw-id, de gegevens van je klant, factuurnummer, factuurdatum en leverdatum, drie factuurregels, subtotaal, btw en totaal, en een betaalzin met je IBAN.
• Factuur template in Excel downloaden (.xlsx). Dezelfde gegevens, met acht factuurregels. Excel rekent per regel het bedrag en de btw uit, en daaronder het subtotaal, de btw en het totaal.
• Offerte template in Word downloaden (.docx). Een offerte met offertenummer, datum, geldig tot, regels met btw, en onderaan een plek voor de handtekening van je klant.

Alle drie zijn gratis en zonder account te downloaden. Je hebt Word of Excel nodig, of een gratis programma dat deze bestanden opent, zoals LibreOffice.

Liever niets downloaden? Met de gratis factuur maken-tool vul je alles online in en sla je de factuur op als pdf.

Factuur template invullen in Word

1. Open het bestand en sla het meteen op onder een nieuwe naam, bijvoorbeeld factuur-2026-001.docx. Zo blijft het lege template bewaard.
2. Vervang alle teksten tussen [haken] door je eigen gegevens. Haal de haken ook weg.
3. Vul per regel in wat je hebt gedaan, het aantal (uren of stuks), de prijs zonder btw en het btw-tarief.
4. Reken het bedrag per regel, de btw en het totaal uit. Word rekent niet zelf; gebruik de btw-rekenhulp als controle.
5. Lees de factuur na en sla hem op als pdf (via Opslaan als of Exporteren). Stuur de pdf naar je klant.

De regel Leverdatum laat je staan als je op een andere dag hebt geleverd dan de factuurdatum. Werk je een hele maand voor een klant, zet dan de periode erbij, zoals “oktober 2026”.

Factuur maken in Excel

Het Excel-template is handig als je met uren of meer regels werkt.

• Vul in kolom Aantal het aantal uren of stuks in, en in Prijs excl. btw je tarief.
• Vul in kolom Btw-tarief per regel het tarief in. Bij de eerste regels staat al 21%; bij lege regels vul je het zelf in, anders telt Excel geen btw mee.
• De kolommen Bedrag excl. en Btw rekent Excel zelf uit, net als het subtotaal, de btw en het totaal onderaan. Overschrijf die cellen niet.
• De Excel heeft een vak voor de leverdatum onder de factuurdatum. Werk je een hele maand voor een klant, zet dan de periode erin, zoals “oktober 2026”.

Gebruik je zowel 21% als 9% op één factuur? Het Excel-template rekent de btw dan per tarief uit: onderaan staan aparte regels voor 21%, 9% en 0%, met het bedrag waarover en de btw. Zo staat alles erop wat per tarief verplicht is.

Sla de factuur daarna op als pdf (Bestand > Exporteren of Opslaan als pdf) en stuur die naar je klant.

Waar je op let bij elk factuur template

Alle verplichte gegevens

Een factuur is pas compleet als deze gegevens erop staan:

• je volledige naam en adres, en die van je klant;
• je btw-identificatienummer (met NL ervoor, niet je omzetbelastingnummer) en je KVK-nummer;
• de factuurdatum en een factuurnummer;
• wat je hebt geleverd en hoeveel;
• de leverdatum;
• het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

De templates hebben voor al deze gegevens een plek. Vink je factuur na met de factuurcheck.

Factuurnummers op volgorde

Dit gaat bij templates het vaakst mis, omdat je zelf het nummer bijhoudt. De regel: gebruik opeenvolgende nummers, in één of meer reeksen, en gebruik elk nummer maar één keer. Bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, 2026-003.

• Houd een lijstje bij met je laatste nummer, of geef je bestanden het factuurnummer als naam. Dan zie je in je map meteen welk nummer de volgende is.
• Kopieer je een oude factuur als basis, verander dan altijd eerst het nummer en de datum.
• Een verstuurde factuur pas je niet meer aan. Maak bij een fout een nieuwe factuur met een eigen nummer die naar de oude verwijst.

KOR of btw verlegd

Gebruik je de KOR? Haal dan de btw weg en zet op de factuur dat er een vrijstelling geldt, bijvoorbeeld “Btw vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling (KOR)”. In Excel zet je het tarief op 0 en pas je de tekst onderaan aan.

Geldt btw verlegd? Reken dan geen btw, zet “btw verlegd” op de factuur en vul het btw-nummer van je klant in. Het vak daarvoor staat al in de templates.

Op tijd versturen en bewaren

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Bewaar elke verstuurde factuur zeven jaar, in de vorm waarin je hem hebt verstuurd. Verstuur je een pdf, bewaar dan die pdf.

Wanneer is een template niet meer genoeg?

Een template werkt goed als je een paar facturen per maand stuurt. Stuur je er meer, dan kost het bijhouden van nummers, betalingen en btw veel tijd. Een factuurprogramma nummert automatisch, ziet wie nog moet betalen en zet de btw klaar voor je aangifte. In het overzicht van boekhoudprogramma’s zie je welke pakketten er zijn en wat ze kosten. Wil je in Excel blijven werken, lees dan eerst over boekhouden in Excel.