Kilometervergoeding berekenen

De km-vergoeding in 2026 is € 0,25 per zakelijke kilometer. Als zzp’er trek je dat bedrag af van je winst als je je eigen auto, motor of fiets voor je bedrijf gebruikt. Een werkgever mag een werknemer tot dat bedrag per kilometer onbelast vergoeden. De rekenhulp hierboven rekent uit wat dat per jaar is.

Zo werkt de rekenhulp

Je vult twee dingen in: je zakelijke kilometers per week en het aantal weken per jaar dat je ze rijdt. De rekenhulp vermenigvuldigt die en rekent het aantal kilometers maal het bedrag per kilometer. Bovenaan kies je 2026 of 2027.

De uitkomst is voor een zzp’er een aftrekpost: zoveel minder winst. Wat je daardoor minder aan belasting betaalt, hangt af van je inkomen. Met de rekenhulp bruto-netto voor zzp’ers zie je wat dat in jouw geval scheelt. Voor een werknemer is de uitkomst het bedrag dat de werkgever maximaal belastingvrij mag geven.

Km-vergoeding 2026 en 2027

Een kanttekening bij 2026. De Belastingdienst past het bedrag van € 0,25 al toe. In de wet staat formeel nog het oude bedrag. De verhoging wordt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026 geregeld in het Belastingplan 2027, en dat plan is nog niet aangenomen. Voor 2027 stelt het kabinet hetzelfde bedrag voor. De rekenhulp toont daarom bij 2027 het etiket “voorlopige bedragen”.

Km-vergoeding voor zzp’ers: privéauto of auto van de zaak

Het maakt veel uit of je auto privé is of bij je bedrijf hoort.

Privéauto, -motor of -fiets. Je trekt een vast bedrag per zakelijke kilometer af. Daarin zitten alle kosten: brandstof, verzekering, onderhoud, tol en parkeren. Die mag je niet nog eens apart aftrekken. Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting als zakelijk. Rijd je dus van huis naar je eigen werkplaats of naar een klant, dan tellen die kilometers mee.

Auto van de zaak. Hoort de auto bij je bedrijf, dan trek je geen bedrag per kilometer af. Je boekt de echte kosten: brandstof, onderhoud, verzekering, wegenbelasting en de afschrijving op de auto. Rijd je er ook privé mee, dan tel je een deel van de cataloguswaarde bij je winst op: de bijtelling. Voor de meeste auto’s is dat 22% per jaar. Dat hoeft niet als je kunt aantonen dat je per jaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.

Welke keuze voordeliger is, hangt af van de prijs van de auto, je privékilometers en je inkomen. Twijfel je bij de aanschaf van een auto, laat het dan een boekhouder doorrekenen.

Btw. Voor de btw telt woon-werkverkeer als privé. Gebruik je je privéauto zakelijk, dan kun je btw op onderhoud en gebruik soms deels aftrekken, maar alleen voor het zakelijke deel. Dat is een aparte berekening; je boekhoudprogramma of boekhouder helpt daarbij.

Rekenvoorbeeld

Stel: je bent installateur en rijdt met je eigen auto naar klanten. Je rijdt gemiddeld 150 zakelijke kilometers per week, in 46 weken per jaar. Dat is 6.900 kilometer.

Vul je dat in, dan rekent de rekenhulp 6.900 keer € 0,25. Dat bedrag trek je af van je winst. Je tankbonnen en je autoverzekering boek je niet als kosten, want die zitten al in het bedrag per kilometer.

Werk je in loondienst, dan mag je werkgever je dat bedrag belasting- en premievrij betalen. Een werkgever mag die vergoeding ook geven voor woon-werkverkeer.

Ritten bijhouden

De Belastingdienst kan vragen hoe je aan je kilometers komt. Houd daarom per rit bij:

• de datum;
• van waar naar waar;
• het doel, bijvoorbeeld de naam van de klant;
• het aantal kilometers.

Een spreadsheet of een notitie in je telefoon is genoeg. Bij een auto van de zaak is een goede rittenregistratie nodig als je wilt aantonen dat je niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Gebruik je een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je registratie betrouwbaar is. Hij kan wel nog ritten controleren.

Volgens de prijspagina heeft e-Boekhouden uren- en kilometerregistratie; die staat genoemd bij het pakket Standaard + Factureren. Moneybird en Jortt hebben volgens hun eigen helppagina’s geen rittenregistratie. Alle pakketten naast elkaar zie je in de vergelijking van boekhoudprogramma’s.

Reiskosten berekenen: auto, fiets of ov

• Eigen auto of motor: het vaste bedrag per zakelijke kilometer, met de rekenhulp hierboven.
• Eigen fiets: ook het vaste bedrag per kilometer. Hoort de fiets bij je bedrijf en gebruik je hem ook privé, lees dan over de bijtelling voor een fiets.
• Trein, bus, tram, taxi en vliegtuig: voor zakelijke reizen trek je de werkelijke kosten af. Bewaar je kaartjes, of maak bij een ov-chipkaart een uitdraai van je reizen.

Valkuilen

• Dubbel aftrekken. Wie het bedrag per kilometer gebruikt, boekt geen brandstof of parkeerkosten meer. Dat gebeurt vaak per ongeluk als bonnetjes automatisch in je boekhouding komen.
• Schatten achteraf. Een totaal aan het eind van het jaar is lastig te onderbouwen. Noteer je ritten meteen.
• Het jaar vergeten. Voor ritten in 2025 geldt nog € 0,23. Doe je de aangifte over 2025 later, reken dan met dat bedrag.