Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk waarmee bedrijven facturen rechtstreeks van boekhoudprogramma naar boekhoudprogramma sturen. Je klant hoeft dus niets over te typen: de factuur komt als bestand binnen en zijn software leest hem zelf in. Peppol is geen programma en geen website waar je inlogt. Het is een set afspraken over hoe systemen elkaar facturen sturen, en een rij aanbieders die zich aan die afspraken houden.

Wat is Peppol precies?

Vergelijk het met de post. Jij geeft je factuur af bij jouw “postkantoor”: je boekhoudprogramma of een serviceprovider (een bedrijf dat de aansluiting op het netwerk regelt). Dat postkantoor stuurt hem door naar het postkantoor van je klant, en dat zet hem in zijn administratie. Omdat iedereen dezelfde regels volgt, werkt één aansluiting voor alle bedrijven die op Peppol zitten, ook in andere landen.

In Nederland houdt de Nederlandse Peppolautoriteit toezicht op het netwerk. Die controleert de erkende serviceproviders, maar verkoopt zelf niets.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur in een vaste digitale opbouw, zodat software hem automatisch kan lezen. Hij bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur, maar elk onderdeel staat in een vast vakje: factuurnummer, datum, bedrag, btw.

Een pdf is géén e-factuur, ook niet als je hem mailt. Een pdf is een plaatje van een factuur: iemand moet de bedragen nog overnemen. Een e-factuur is een databestand (vaak in het formaat UBL). Veel programma’s sturen er voor de leesbaarheid nog een pdf bij.

Wat er op een factuur moet staan, verandert niet. Dat lees je op Wat moet er op een factuur?.

Wat is een Peppol-ID?

Om facturen te ontvangen moet je vindbaar zijn in het netwerk. Daarvoor heb je een Peppol-ID, een soort adres. Nederlandse bedrijven gebruiken daarvoor meestal hun KVK-nummer; overheden gebruiken hun OIN, het organisatie-identificatienummer. Je registreert dat niet zelf ergens, dat doet je boekhoudprogramma of serviceprovider als je Peppol aanzet.

Wil je weten of een klant Peppol-facturen kan ontvangen? Zoek hem op naam op in de Peppol Directory. Die laat zien wie kan ontvangen, niet of iemand ook kan versturen.

Peppol-factuur versturen: zo sluit je aan

Er zijn drie manieren:

1. Via je boekhoudprogramma. De makkelijkste route. Veel Nederlandse programma’s hebben Peppol ingebouwd: je zet het aan, je bedrijf wordt geverifieerd en daarna verstuur je facturen zoals je gewend bent. Welke programma’s dat kunnen, staat op Welke boekhoudprogramma’s werken met Peppol?.
2. Via een serviceprovider. Kan je eigen programma het niet, dan koppelt een serviceprovider het aan Peppol.
3. Via een Peppol-portaal. Een website waar je de factuur met de hand invult en verstuurt. Handig als je maar een paar e-facturen per maand stuurt en er geen hoeft te ontvangen.

Factureer je alleen af en toe aan de Rijksoverheid? Dan kun je ook het gratis Leveranciersportaal van de Rijksoverheid gebruiken. Dat gaat niet via Peppol en werkt alleen voor facturen aan het Rijk, tot ongeveer tien per maand.

Wat kost Peppol?

Het netwerk zelf vraagt geen abonnement. Je betaalt alleen voor het programma of de dienst waarmee je aansluit, en die bepalen zelf hun prijzen. Bij een aantal boekhoudprogramma’s zit versturen en ontvangen via Peppol zonder meerprijs in het abonnement, bij andere alleen in de duurdere pakketten. Peppol-portalen voor het met de hand versturen van facturen zijn vaak gratis. Een overzicht per programma vind je op de Peppol-pagina per boekhoudprogramma.

Peppol in Nederland en in België: het verschil

Zoek je op “Peppol”, dan kom je veel Belgische sites tegen. Daar geldt iets anders dan bij ons.

In België is de e-factuur verplicht sinds 1 januari 2026, voor facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Die facturen moeten via Peppol. Ook kleine ondernemers die geen btw rekenen moeten meedoen. Een Nederlands bedrijf zonder vaste vestiging in België valt er volgens de Belgische overheid niet onder. Je Belgische klant moet je dan wel laten weten dat jij buiten die plicht valt. Of je een vaste vestiging hebt, is niet altijd eenvoudig; twijfel je, vraag het een boekhouder.

In Nederland is de e-factuur nu alleen verplicht als je goederen of diensten levert aan de Rijksoverheid. Sommige gemeenten, provincies en waterschappen vragen er ook om. Tussen bedrijven onderling mag je gewoon een pdf blijven sturen. Het kabinet wil dat veranderen: e-facturen tussen bedrijven verplicht vanaf 1 juli 2030. Dat is nog een plan, geen wet. Alles over wat er gepland is en voor wie, lees je op Is e-facturatie verplicht in Nederland?.

Moet je er nu al iets mee?

Lever je aan de Rijksoverheid, dan ja. Anders is er geen haast, maar het is wel slim om bij de keuze van een boekhoudprogramma te kijken of Peppol erin zit. Dan hoef je later niet over te stappen. Zie ook de vergelijking van boekhoudprogramma’s.

Lees verder