Wat moet er op een factuur?

Op een factuur moeten twaalf gegevens staan: wie jij bent, wie je klant is, wat je hebt geleverd, en hoeveel btw je rekent. Zo staat het in de lijst met factuureisen van de Belastingdienst. Ontbreekt er iets, dan mag je klant de btw misschien niet aftrekken, en dat valt uiteindelijk op jou terug. Met de factuurcheck hierboven zie je in een minuut of je factuur compleet is.

Wat moet er op een factuur staan?

Dit zijn de verplichte gegevens, in gewone woorden:

1. Jouw volledige naam en die van je klant. Je bedrijfsnaam, zoals die bij de KVK staat.
2. Jouw volledige adres en dat van je klant. Het adres waar het bedrijf echt gevestigd is.
3. Je btw-identificatienummer. Dat is je btw-id, met NL ervoor (bijvoorbeeld NL000000000B01). Niet je omzetbelastingnummer: dat gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst.
4. Je KVK-nummer, als je bij de KVK staat ingeschreven.
5. De factuurdatum: de dag waarop je de factuur verstuurt.
6. Een factuurnummer. Elk nummer gebruik je één keer, en de nummers lopen op. Je mag meer reeksen gebruiken, bijvoorbeeld een per jaar.
7. Wat je hebt geleverd en hoeveel. Bij goederen: welk product en hoeveel stuks.
8. Bij diensten: wat je hebt gedaan en hoeveel. Bijvoorbeeld “Ontwerp huisstijl, 12 uur”.
9. De leverdatum: wanneer je het werk hebt gedaan of het product hebt geleverd, of wanneer je klant vooruit heeft betaald.
10. Het bedrag zonder btw. Ook de prijs per stuk of per uur, als dat van toepassing is.
11. Het btw-tarief, zoals 21% of 9%.
12. Het btw-bedrag.

Lever je tegen verschillende tarieven, zet dan per tarief apart het bedrag, het tarief en de btw op de factuur.

Wanneer stuur je de factuur?

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Werk je in oktober, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 november de deur uit. Een pdf per e-mail mag, als je klant akkoord is met digitaal factureren.

Wat er niet verplicht is, maar wel handig

Je IBAN, een betaaltermijn en je e-mailadres staan niet in de lijst van de Belastingdienst. Je klant heeft ze wel nodig om te betalen. Zet ze er dus altijd op, met een zin als “Graag binnen 14 dagen betalen op NL00 BANK 0000 0000 00 onder vermelding van het factuurnummer.”

Factuur voorbeeld voor zzp’ers

Zo ziet een complete factuur van een zzp’er eruit. De bedragen zijn een voorbeeld met het hoge tarief.

[Jouw bedrijfsnaam] · [straat en nummer, postcode en plaats] · KVK 12345678 · btw-id NL000000000B01

Aan: [naam klant], [straat en nummer, postcode en plaats]

Factuurnummer: 2026-014 · Factuurdatum: 3 november 2026 · Leverdatum: oktober 2026

Omschrijving	Aantal	Prijs	Bedrag
Nieuwe website, ontwerp en bouw	20 uur	€ 75	€ 1.500
Subtotaal			€ 1.500
Btw 21%			€ 315
Totaal			€ 1.815

Graag binnen 14 dagen betalen op NL00 BANK 0000 0000 00 onder vermelding van factuurnummer 2026-014.

Wil je zo’n factuur zelf maken? Met de gratis factuur maken-tool vul je je gegevens in en sla je de factuur op als pdf. Liever in Word of Excel? Download dan een factuur template.

Extra vermeldingen bij de KOR

Doe je mee met de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Je hoeft dan ook geen facturen te sturen. Stuur je er toch een, bijvoorbeeld omdat je klant erom vraagt, dan:

• zet je er geen btw op, ook geen btw-tarief van 0%;
• vermeld je dat er een vrijstelling van toepassing is.

De Belastingdienst schrijft geen vaste zin voor. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: “Btw vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling (KOR)”. Die zin zet de factuurtool er ook op. Meer over de regeling en of die gunstig voor je is, lees je bij de KOR-regeling.

Extra vermeldingen bij btw verlegd

Werk je als onderaannemer in de bouw of de schoonmaak, of lever je een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan geldt vaak de verleggingsregeling: je klant geeft de btw aan, niet jij. Op de factuur zet je dan:

• de tekst “btw verlegd”;
• het btw-identificatienummer van je klant;
• het bedrag zonder btw, apart per btw-tarief.

Je rekent zelf geen btw. Wanneer de regeling precies geldt, check je bij btw verlegd.

Hoe lang bewaar je facturen?

Je bewaart elke factuur die je verstuurt of ontvangt zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt tien jaar. Bewaar een factuur in de vorm waarin je hem hebt verstuurd of ontvangen: een pdf bewaar je digitaal en hoef je niet af te drukken. Papieren bonnen mag je scannen, als de scan het origineel volledig weergeeft.

Veelgemaakte fouten

• Je omzetbelastingnummer in plaats van je btw-id. Een eenmanszaak heeft sinds 2020 twee nummers. Op de factuur hoort het btw-id met NL ervoor; het omzetbelastingnummer is voor contact met de Belastingdienst.
• Een verstuurde factuur aanpassen. Wijzig hem niet en gooi hem niet weg. Maak een nieuwe factuur met een eigen nummer die verwijst naar de oude, bijvoorbeeld een creditfactuur die het bedrag tegenboekt.
• Geen leverdatum. Die is verplicht. Werk je een hele maand voor een klant, zet dan de periode erop, zoals “oktober 2026”.
• Btw op een factuur terwijl je de KOR gebruikt. Met de KOR vermeld je geen btw op je facturen.

Stuur je meer dan een paar facturen per maand, dan is een factuurprogramma handig: dat nummert automatisch, zet alle verplichte gegevens erop en houdt bij wie nog moet betalen. In het overzicht van boekhoudprogramma’s zie je wat ze kosten.